Comment s’organiser efficacement

Quand on parle d’organisation certains vous perçoivent comme un psychopathe qui doit assouvir un TOC compulsif, d’autres comme quelqu’un de fiable et sérieux.

Deux perceptions binaires selon votre propre halo

Voir article sur le sujet de l’effet de Halo

 

Et si il ne s’agissait ni de l’un et ni de l’autre mais tout simplement d’une démarche et un état d’esprit pour être plus serein et avoir plus de temps pour soi au final.

Etre organisé permet justement de ne pas perdre de temps en brassage d’air inutile et inintéressant.

Etre organisé permet d’évacuer rapidement les tâches pénibles pour avoir plus de temps à consacrer dans ce que l’on préfère faire.

S’organiser efficacement ?

En règle générale, il y a trois catégories de personnes. Celles qui sont organisées de manière innée et qui n’ont pas besoin ou qui ne souhaitent pas utiliser de méthodes car elles estiment que c’est inutile.

Celles qui sont organisées mais ont besoin de s’appuyer sur des méthodes pour formaliser les choses et enfin celles qui ne sont pas organisées et qui ont besoin de méthodes.

Nous allons voir les principes de l’organisation avec des exemples de méthodes.

Effets bénéfiques

La visualisation

La mémoire

Les méthodes

Éliminer la procrastination

Avoir plus de temps pour soi

En résumé

 

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Effets bénéfiques

L’organisation permet à votre cerveau de classer les idées.

A partir de là le « comment » sans réponse qui crée le doute et l’inquiétude voire le stress, est levé puisque vous avez répondu à vos propres questions.

Une fois votre liste ou matrice réalisée pour répertorier vos tâches vous allez pouvoir déterminer les priorités en fonction de l’urgence des tâches à faire. Vous allez donc les hiérarchiser en fonction des priorités dans un ordre chronologique.

Vous allez vous sentir soulagé et beaucoup plus serein.

La visualisation

Principe

La visualisation est un incontournable dans l’organisation.

La visualisation des tâches à réaliser permet de se projeter dans le temps. On en évalue mieux leur volume et durée potentielle.

On peut les classer facilement dans un ordre de priorité et d’urgence.

De plus le fait de lister des tâches évite d’en oublier.

Voir l’article sur le sujet de la visualisation

 

En écrivant les choses on formalise la carte mentale. C’est comme lorsque vous décidez de partir quelque part en voyage par exemple.

Vous allez regarder sur une carte votre parcours car vous avez besoin de vous projeter et de visualiser votre parcours pour en évaluer la distance et la durée. Cela vous aide à définir votre timing sur le trajet avec les différentes étapes.

C’est le principe du « Roadbook » qui rejoint l’idée du « To Do List ».

Le Mind Mapping est aussi un outil parfait pour s’organiser sous une autre forme de cartographie des idées.

Voir l’article sur le sujet du Mind Mapping

 

La mémoire

Représenter ses tâches sous forme de liste, de matrice ou de Mind Mapping permet de les visualiser et facilite le travail de la mémoire qui va mieux intégrer les informations.

Qu’elle soit à court ou long terme, la mémoire va classer ces informations selon leur récurrence.

Des tâches éphémères vont être classées dans la mémoire à court terme alors que des tâches répétitives et récurrentes vont finir par être classées dans la mémoire à long terme.

La mémorisation sera d’autant plus efficace si vous mettez à sa disposition plusieurs formes de supports.

Voir l’article sur le sujet de la mémoire

Les méthodes

Le principe des listes

Le principe de la matrice

 

Le principe des listes

La liste est un outil simple mais redoutablement efficace. Mis à part le fait qu’elle vous aide à prendre conscience de ce que vous devez faire, elle vous sert de fil conducteur qui évite la dispersion car tant que vous n’aurez pas effectué une tâche vous ne passerez pas à la suivante.

C’est en listant les tâches que l’on réalise qu’elles sont nombreuses ou pas, importante ou pas et urgente ou pas.

Le principe de la matrice

La matrice d’Eisenhower (34e président des États-Unis d’Amérique)

Cette méthode aurait été inspirée par Dwight D. Eisenhower.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».

Cette méthode a été élaborée pour donner des priorités aux tâches.

C’est un outil qui consiste à prioriser les tâches selon leur degré d’importance et d’urgence.

Organisation de la matrice

La matrice est organisée sur deux axes et quatre zones.

Les axes
  • Axe vertical : Tâches urgentes
  • Axe horizontal : Tâches importantes
Les zones
  • A : En haut à droite avec les tâches importantes et urgentes donc prioritaires
  • B : En haut à gauche avec les tâches importantes mais peu urgentes donc à planifier.
  • C : En bas à droite avec les tâches urgentes mais peu importantes, tâches à revoir et potentiellement à déléguer.
  • D : En bas à gauche avec les tâches peu urgentes et peu importantes donc sans intérêt et à délaisser.

Eliminer la procrastination

 

Tout d’abord, petit rappel sur la définition wiki de la procrastination

Définition

La procrastination (du latin pro « en avant » et crastinus « du lendemain ») est une tendance à remettre systématiquement au lendemain des actions (qu’elles soient limitées à un domaine précis de la vie quotidienne ou non). Le « retardataire chronique », appelé procrastinateur, n’arrive pas à se « mettre au travail », surtout lorsque cela ne lui procure pas de satisfaction immédiate.

 

J’ajouterai à cette définition que la procrastination est due à un manque de motivation si l’on ne perçoit pas l’intérêt de faire ces tâches et si l’on n’en visualise pas leur effet bénéfique.

 

Se donner un objectif

Seulement pendant ce temps les tâches s’accumulent et à un moment donné ça va devenir problématique.

D’où l’intérêt d’éliminer la procrastination en se donnant un objectif dans le temps pour s’organiser et éliminer les futurs problèmes.

Formaliser

Mais avant de se lancer dans tous les sens, il suffit juste de prendre une feuille et un stylo et de reprendre l’une des deux méthodes présentées plus haut.

Il faut poser les choses en les écrivant pour les visualiser.

Se remotiver

A partie de là tout s’éclaircie et le but à atteindre apparait clairement. Avec un but à atteindre, la motivation revient d’elle-même.

Avoir plus de temps pour soi

En résumé, l’organisation permet d’avoir plus de temps pour soi. A vous de définir à quoi vous voulez dédier ce temps.

Travailler avec plus de souplesse

Vous pourrez avoir plus de temps à répartir comme bon vous semble sur votre travail avec plus de marge de manœuvre et moins de pression.

Profiter de ses loisirs

Vous pourrez répartir votre temps sur vos loisirs pour profiter plus de vos amis et de votre famille.

En résumé

S’organiser c’est avoir plus de temps et de tranquillité d’esprit qui demande un effort de préparation en se donnant un but pour se motiver et y donner un sens.

Voici des liens sur des sites intéressants et très bien fait sur l’organisation.

Ma boite cartonne

L’organisologie

Zen et efficace

 

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