Le management agile en 4 étapes

Synthèse

Le management agile consiste à rendre autonome des équipes pour travailler sur un projet fortement orienté NTIC.

Cette méthode a l’avantage de limiter les flux d’information et le risque de déperdition.

Elle consiste à répartir sur une équipe des tâches sur le principe du mode projet avec un objectif et un timing.

L’équipe est autonome dans la conception et la réalisation du projet jusqu’au livrable. La notion de hiérarchie verticale est exclue pour être plus efficace et justement agile.

La communication est horizontale entre les membres de l’équipe ce qui a pour conséquence positive de fédérer très rapidement. Le concept consiste à rendre perméable les échanges sans interférence hiérarchique qui bloquerai l’avancée du projet.

Le management agile s’applique pour concevoir un produit client mais également un projet interne à l’entreprise. C’est une méthodologie adaptable dans de nombreux domaines. Issue de l’approche NTIC elle s’applique également dans des activités plus traditionnelles.

De par sa structure et son organisation le management agile favorise la prise de décision.

Le rôle du manager

Il consiste à accompagner, orienter et faciliter l’avancée du projet. Il adopte un management collaboratif. Il utilise son positionnement hiérarchique pour débloquer les situations.

  • Principes :

Agilité

Humilité

Confiance

Ecoute

Action

Adaptabilité

Optimisme

Autonomie

Le management agile en 4 étapes

Que ce soit pour un projet interne ou client il faudra définir les besoins, les modes de communication, d’organisation et la planification.

1ère étape – Besoins et objectifs

La première étape consiste à définir l’objectif à atteindre, c’est-à-dire le livrable avec le résultat attendu.

Cette étape est stratégique car elle va déterminer l’ensemble de la mise en œuvre du projet avec tous ses paramètres, humains, techniques, matériels et financiers.

  • Définir les besoins (cahier des charges)

Techniques

Matériels

Humains (compétences)

Financiers

  • Constituer l’équipe

Organiser les binômes ou sous-groupe de travail

Répartir les tâches par domaine de compétences

 

2ème étape – Communication

Cette étape va permettre au projet d’identifier les interlocuteurs avec leur disponibilité et compétences par thème pour fluidifier les échanges d’information.

  • Définir les processus de communication

Interne – entre les membres de l’équipe et les interlocuteurs internes à l’entreprise dans le cas d’un projet en intra.

Externe – entre l’équipe et les interlocuteurs externes dans le cas d’un projet client.

3ème étape – Organisation

  • Définir l’organisation

Débriefing, réunion, confcall avec leurs fréquences

4ème Etape – Planification

  • Définir le planning

Déterminer le timing par tâche et sous-groupe

Déterminer le timing prévisionnel global

Prévoir une marge de manœuvre

Réajustement en fonction de l’évolution du projet

 

Article

Le manager devra présenter le projet et surtout la méthodologie du management agile et l’état d’esprit de ce mode de fonctionnement à son équipe. Il est incontournable que tout le monde soit clairement informé sur le pourquoi et le comment. Evidemment cette démarche aura été validée au préalable par la Direction.

1ère étape – Besoins et objectifs

La première étape consiste à définir l’objectif à atteindre, c’est-à-dire le livrable avec le résultat attendu.

Cette étape est stratégique car elle va déterminer l’ensemble de la mise en œuvre du projet avec tous ses paramètres, humains, techniques, matériels et financiers.

  • Définir les besoins (cahier des charges)

Le cahier des charges consiste à recenser tous les besoins finaux qui vont déterminer tous les besoins techniques, matériels, humains et financiers qui seront nécessaires pour la réalisation du projet.

Techniques

Pour la technique on parlera d’outils ou méthodes qui existent ou qui devront être crées pour le développement du projet (Logiciel, applications, méthodes et procédures).

Pour un projet axé sur les NTIC ont fera plus appels à des outils informatiques existant ou à développer.

Pour un projet plus traditionnel on fera appel à la création de méthodes ou procédures qui permettront au projet de s’appuyer sur des techniques relevant plus de l’organisation pour structurer des pratiques informelles par exemple.

Matériels

Le matériel implique les équipements informatiques ou autres qui seront nécessaires. Il faudra peut-être investir dans des PC, des serveurs, des logiciels ou autres matériels liés à l’activité comme adapter des postes de travail par exemple. Cela consistera à réorganiser un réseau informatique ou circuit de communication et redéfinir les sources d’entrée et de sortie d’activité.

Humains (compétences et disponibilités)

Il faudra identifier les compétences nécessaires pour constituer l’équipe chargée du projet et répartir les tâches et missions en fonction. La disponibilité des membres de l’équipe devra être compatible avec les plannings à tenir pour les livrables. Soit l’équipe est constituée pour une disponibilité totale et dans ce cas cela sera plus simple à gérer. Soit l’équipe est constituée en prévoyant des disponibilités ponctuelles définies dans le temps. A ce moment-là il faudra évaluer précisément l’efficacité opérationnelle.

Exemple : Une équipe disponible 30 jours en continu sera plus efficace et opérationnelle. En revanche, une équipe disponible 30 jours à répartir sur une période de six mois mettra plus de temps à être opérationnelle le temps de se remettre dans le rythme à chaque fois. Dans ce cas il faudra intégrer cette donnée et prévoir plus de temps pour la réalisation du projet en intégrant plus de jours (40 jours par exemple).

De plus, la disponibilité devra être validée et acquise pleinement pour les membres de l’équipe au risque de les confronter à des interférences dues à d’autres demandes d’intervention liées à leur poste habituel.

Financiers

Ce point reste le nerf de la guerre puisqu’il détermine la faisabilité du projet. Que ce soit en interne ou pour un client il devra être validé avant de démarrer. C’est l’étape la plus délicate car elle implique de prendre en compte tous les coûts visibles et potentiellement cachés et difficilement mesurables. En général, la difficulté réside en l’évaluation du temps pour réaliser les tâches et donc le temps de mise à disposition des équipes.

  • Constituer l’équipe

La constitution des équipes et ou binômes devra se faire en tenant compte des compétences mais également des profils.

Organiser les binômes ou sous-groupe de travail

La répartition des tâches va impliquer la constitution de sous-groupes ou binômes qui devront travailler ensemble en continu ou par étapes selon l’état d’avancement de leur sous projet intégré dans le projet global.

Répartir les tâches par domaine de compétences

Il est possible que le manager soit confronté à de la polycompétences parmi les membres de l’équipe. Il devra donc tenir compte du niveau de motivation des uns et des autres pour réaliser certaines tâches pour prendre ses décisions. En effet, certaines tâches seront plus demandées que d’autres. Il devra donc composer entre compétences et motivation pour savoir à qui ces tâches vont être attribuées.

2ème étape – Communication

Cette étape va permettre au projet d’identifier les interlocuteurs internes ou externes avec leur disponibilité et compétences par thème pour fluidifier les échanges d’information.

  • Définir les processus de communication

Le processus de communication consiste à déterminer comment et avec qui les équipes vont communiquer pour mener à bien leur mission. Ce processus pourra avoir deux niveaux. Un niveau interne ou externe. Dans le niveau interne il faudra identifier les interlocuteurs par compétence et disponibilité pour recueillir les informations ou besoins nécessaires à la réalisation du projet dans leur thématique. Dans le niveau externe il en sera de même.

L’identification du bon interlocuteur est primordiale. Il devra être votre référent en termes de compétences dans son domaine et surtout en termes de disponibilités. Si votre interlocuteur est compétent mais se révèle indisponible dans la pratique, il ne servira à rien pour la bonne conduite du projet. Le membre de l’équipe passera son temps à essayer de le contacter pour obtenir des informations utiles sans avoir de réponses. Il sera bloqué et l’ensemble du projet le sera également.

Dans les deux cas, il faudra instaurer une relation de confiance qui sera confortée par la valeur ajoutée qu’ils en retireront individuellement.

Interne – entre les membres de l’équipe et les interlocuteurs internes à l’entreprise dans le cas d’un projet en intra.

Paradoxalement, l’identification d’un référent en interne n’est pas forcément plus évidente qu’en externe. Selon la taille de l’entreprise (TPE, PME), elle sera évidente ou à l’inverse (Groupe ou filiale) devra être réalisée de la même manière qu’en externe avec un client.

Externe – entre l’équipe et les interlocuteurs externes dans le cas d’un projet client.

Dans ce cas de figure, le référent est un client et le poste qu’il occupe doit lui permettre de répondre à vos questions pour faire avancer le projet. Tant en termes de compétences qu’en termes de disponibilités. Il faudra bien définir à quels moments il est joignable et quel est son niveau d’intérêt dans le projet. Cela permet de mieux cibler son niveau d’implication et de motivation à voir le projet avancer.

3ème étape – Organisation

L’organisation va établir le cadre de fonctionnement entre les membres de l’équipe et le manager. Il permet de définir de quelle manière les sous-groupes ou binômes vont interagir ensemble pour mesurer les différents états d’avancement en produisant des feedbacks aux uns et aux autres. A un moment donné il est important de redonner de la visibilité globale à tout le monde pour préserver un niveau de motivation élevé.

  • Définir l’organisation

Débriefing, réunion, confcall avec leurs fréquences

L’organisation détermine les modes de communication qui devront être mis en place pour faire un point sur l’avancement de l’équipe et des sous-groupes. Il faudra déterminer les moyens utilisés et leurs fréquences en fonction des impératifs géographiques et temporels.

4ème Etape – Planification

La planification aura besoin d’intégrer tous les paramètres pour être le plus juste possible et tenir les délais demandés. Dans le cas du management agile il faudra prévoir des adaptations et des réajustements en cas de modifications en cours de projet. Les ajustements budgétaires auront également été validés au préalable.

  • Définir le planning

Déterminer le timing par tâche et sous-groupe

La durée de réalisation de chaque tâche est planifiée dans un ordre chronologique en prenant en compte la synchronisation de celles qui doivent l’être.

Déterminer le timing prévisionnel global

Une fois l’ensemble des tâches planifié le planning global sera effectif.

Prévoir une marge de manœuvre

Comme tout projet il y a des deadline (dates butoirs) à respecter mais pour que les délais soient tenables ils doivent être réalistes. Il est donc conseillé de prévoir une période tampon pour faire face aux imprévus.

Réajustement en fonction de l’évolution du projet

Dans le management agile, la demande peut évoluer et remettre en cause le planning initial. Il faudra donc le réajuster en fonction après validation de la faisabilité (disponibilité, technique et financière).

Le concept

Le management agile est une méthodologie apparue dans les années 90 avec le développement des nouvelles technologies. Elle repose sur la motivation des équipes.

Principes et valeurs

Le management agile est à l’opposé du Taylorisme qui favorise le travail par séquences répétitives sans responsabilisation avec une organisation hiérarchique verticale.

Avec le management agile, les ressources humaines retrouvent leurs lettres de noblesse et sont au cœur du dispositif. Elles sont autonomes et décident des modes d’organisation et opératoires du déroulement du projet.

  • L’intelligence collective

Le management agile met au service du projet les compétences disponibles qui par synergie constituent une intelligence collective.

  • L’amélioration continue

Le concept du management agile consiste à ajuster continuellement le process d’amélioration de construction du projet.

  • Une veille permanente

L’amélioration continue passe par une veille permanente des évolutions à apporter pour optimiser les process. C’est donc accepter une remise en cause en prenant en compte les remarques de l’intelligence collective des équipes. Le rôle du manager prend tout son sens notamment à travers une écoute active qui intègre les feedbacks remontants du terrain.

  • La transparence

La transparence est la clé de la confiance. Le manager agile doit instaurer la confiance avec ses équipes en expliquant le pourquoi et le comment pour améliorer la visibilité individuelle. Cette dernière favorisera l’intelligence collective qui aura à sa disposition plus de données à sa disposition.

  • La confiance

La confiance rend hommage à l’intelligence collective. Elle permet de déléguer réellement les actions à mener sans opposition avec des points de contrôle réguliers sous forme de débriefing ou réunions. La confiance crée un sentiment de liberté créatrice motivante. Elle encourage les initiatives personnelles et collectives.

  • La prise de décision

Le management agile impose la prise de décision qui devient un automatisme.

 

En résumé

Le management agile est particulièrement opérationnel avec l’utilisation des NTIC mais pas seulement. Cette méthodologie peut s’appliquer à bien d’autres domaines d’activité. Il n’en reste pas moins que l’état d’esprit de la démarche implique certaines valeurs développées dans le monde du numérique avec des approches managériales plutôt horizontales à l’inverse de approches verticales. Il en découlera donc une culture d’entreprise apte à adopter ses modes et codes de fonctionnement. Cela tombe bien puisqu’il s’agit de favoriser le changement au profit de l’efficacité et du bien être.

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