Méthode l’art du GTD – Etre Zen en s’organisant

Chronique de la partie 1, “L’art du GTD” du livre « S’organiser pour réussir » La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress. (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) de David Allen

S'organiser pour réussir

Depuis sa première publication, le message de Getting Things Done s’est répandu dans le monde entier. La première édition a été traduite dans plus de trente langues.

C’est une méthode précise, testée et expérimentée au monde de l’entreprise et du développement personnel.

« L’important, ce n’est pas ce que

l’on a dans la vie, c’est qui on a. »

J. M. Laurence

Synthèse

La productivité sans le stress

Dans la préface Philippe Bloch nous explique que cette méthode est un manuel pratique pour maximiser le résultat avec un minimum d’efforts.

Le livre est divisé en trois parties. La première décrit le principe de la méthode et son efficacité. C’est cette partie qui sera évoquée dans cet article.

La deuxième partie explique comment mettre en place la méthode. La troisième partie présente les résultats attendus et comment appliquer la méthode au niveau professionnel et personnel. Ces parties seront développées dans deux prochains articles.

 

Un mot sur l’auteur

David Allen 2

 

David Allen est un spécialiste des améliorations de productivité sans stress. Il est l’un des théoriciens de la productivité et de l’efficacité

professionnelle les plus influents du monde. Consultant en gestion et

coach pour les cadres supérieurs, il donne des conférences et anime des

séminaires sur l’efficacité professionnelle dans les plus grandes entreprises

et organisations internationales. S’organiser pour réussir” est un best-seller dans le monde entier.

« Cette méthode ne vise pas simplement à faire des choses, mais à avoir une relation plus saine à son travail et à sa vie ».

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La méthode

David Allen nous explique le constat qu’il a fait et qui l’a amené à écrire cet ouvrage. Il nous parle de l’accélération et de la multiplication des tâches à réaliser avec l’arrivée massive des outils numériques qui ont réduit l’espace temps de nos vies.

Comment ce qui doit nous simplifier la vie ne fait au contraire que la compliquer en nous privant de ce temps précieux qui nous échappe. Plus le temps de prendre du recul, plus le temps de comprendre pourquoi on fait les choses et plus le temps d’échanger réellement avec les autres également pris dans cet engrenage de l’urgence. Cette urgence qui a formaté les mentalités aujourd’hui impatientes et exigeantes sans s’en rendre compte et en perdant l’essentiel. L’analyse. Le volume de l’information nous submerge et a chassé la notion de qualité et de pertinence et donc de fiabilité. La problématique réside autant de l’abondance des outils à disposition que la masse d’information qu’ils produisent et les pratiques qui en découlent. Aussi bien dans le monde professionnel que personnel et de la vie au quotidien.

Comment mettre en place la méthode ?

Lister les tâches comme elles viennent

Exemples :

Etre organisé au quotidien

Organiser un voyage

Organiser un projet

Principe de l’organisation personnelle ou professionnelle

Définir la méthode, les outils.

La méthode

Les outils

Dans tous les cas il faut définir un début et une fin en établissant plusieurs étapes.

1. collecter

2. clarifier

3. organiser

4. réviser

5. agir

Article

 

PARTIE 1. L’art du GTD

Comment mettre en place la méthode.

Une pratique nouvelle pour une réalité nouvelle

Pour David Allen, la gestion du stress réside dans l’état d’esprit que l’on doit adopter. On doit passer en mode lâcher prise et se concentrer sur la tâche à réaliser.

DA fait la relation direct qu’il existe entre l’absence de ressources face à l’afflux de tâches à réaliser. Avoir plus de responsabilités sans les ressources nécessaires implique de consacrer plus de temps pour les réaliser.

Il fait la relation entre la notion de « main d’œuvre » qui s’est développée au XXème siècle et la notion de « cerveau-d’œuvre » qui se développe de nos jours dans l’économie de la connaissance. Si la première catégorie est facile à mesurer, la deuxième est plus complexe en terme d’évaluation de valeur.

La mutation des métiers entraine des changements qui imposent des adaptations.Il fut un temps, ceux de nos parents, durant lesquels le changement donnait du temps à l’adaptation avec une période de stabilité assez longue. Aujourd’hui, les rythmes se sont accentués et les fréquences de changement sont plus nombreuses. Une fois adapté, l’individu connait des périodes de stabilité sont plus courtes.

DA prend l’exemple du Karaté pour démontrer comment la productivité est fortement liée à la relaxation nécessaire pour être performant. Le tout étant d’être concentré sur l’objectif. Pour lui le fait d’être concentré mais décontracté participe positivement à la productivité.

Il n’en reste pas moins que pour réaliser des tâches efficacement il faut les considérer comme des engagements à tenir. Et la meilleure manière de s’en libérer l’esprit est de les extraire pour les intégrer dans un système d’organisation extérieur qui joue le rôle de collecteur d’informations. Une fois regroupées, ces tâches devront être triées et classées. Il faudra ensuite définir les actions à mettre en œuvre pour chacune d’elle.

La méthode de résolution la plus simple étant de poser sur le papier un projet ou problème qui occupe l’esprit en permanence et de mettre en face quelles seraient les actions pour qu’il soit résolue ou traité. Le principe est simple. Réfléchir à la solution et non au problème. Mais réfléchir avant de passer à l’action. C’est la réflexion qui permet de définir le mode d’action et non la réaction.

Tant qu’une tâche n’est pas réalisée elle nous occupera l’esprit. Le cerveau nous la rappellera sans fin. Seule, la réflexion sur le comment, quand et pourquoi il faut la traiter la fera sortir de notre esprit qui en sera apaisé.

C’est donc par l’action qu’une tâche est traitée. Pour David Allen, on ne gère pas les priorités, elles s’imposent à nous. Il faut donc gérer les actions. Ca à l’air évident mais ce n’est pas ce que font la plupart des gens. Ils listent les problèmes et ne mettent pas les actions à mener en face. Du coup, ils s’accumulent, encombrent l’esprit et font naitre un stress récurrent qui alimente à son tour la non maitrise de soi, le doute et la perte de confiance.

DA note que parmi les milliers de personnes qu’il a coaché ou formé

ce n’était pas le temps qu’il leur manquait et que la principale cause de leur problème était plutôt l’absence de clarté de ce qu’ils devaient faire et comment. Il précise que la productivité sans stress est conditionnée par la définition du résultat d’un projet et des actions à exécuter.

Il souligne que l’afflux constant de tâches quotidiennes qui nous noient en permanence nous empêchent de nous concentrer sur des projets plus importants et ambitieux. Il est donc primordial d’évacuer les tâches basiques , du bas, pour se consacrer à ce qu’il appelle les tâches du haut.

Pour ce faire, il identifie deux approches des choses. La gestion horizontale et verticale.

La première consiste à relier les tâches basiques professionnelles et personnelles. Traiter ses emails, tondre le gazon, faire les courses, rédiger un support de réunion, réserver un hôtel, etc…

La deuxième, prend de la hauteur et concerne plus, la réflexion, la réalisation de projet personnels et ou professionnel.

Le tout étant de pouvoir coordonner les deux en les traitant successivement par l’action. De cette manière on se débarrasse du stress qui au risque d’être ponctuel ou contextuel peut devenir chronique et permanent si bien que l’on ne s’en rend plus compte.

Maîtriser ses activités en cinq étapes

David Allen découpe la gestion des flux de travail en cinq étapes.

La collecte

Identifier ce qu’il faut collecter. Documents, objets, emails, SMS, etc. Il s’agit des Intrants. Un intrant c’est ce qui arrive dans une boite de réception.

Créer des boites d’entrée pour chaque catégorie. Pour le courrier par exemple, cela sera un tiroir, une boite, un classeur, etc. Dans votre messagerie, cela sera un dossier créé pour la circonstance et par thème. Pour les documents numériques il s’agira de les classer par dossier sur votre pc ou disque du externe.

Pour les prises de notes, le pc est de plus en plus utilisé mais le cahier ou le bloc note permette rapidement de jeter un œil. Plus pratique au quotidien.

Si les les lieux de collecte servent à regrouper des documents ou autres par thème c’est également pour qu’ils soient traités régulièrement. La collecte consiste à éviter la dispersion et non à stocker définitivement.

La clarification

Cela consiste à identifier les intrants en trois catégories.

1 – C’est obsolète ou inutile = poubelle

2 – Rien à faire maintenant mais plus tard peut être.

3 – C’est une information potentiellement intéressante qui peut s’avérer utile un jour (référence).

Organisation du flux de travail - clarification

Quelque soit le cas de figure, il y a une donnée d’entrée et de sortie pour chaque intrant en fonction de son degré d’importance.

Il est à noter qu’il faut parfois envisager de sous traiter certaines tâches.

La difficulté n’étant pas de classer ces tâches mais de décider quoi en faire.

La structuration – Organiser

Etablir une liste des projet sans forcément les classer par taille ou priorité. Pour DA la notion de projet n’est qu’une succession d’actions à réaliser.

La réflexion – Réviser

La révision s’appuie sur un système d’organisation structuré personnel (agenda, projet, listes). La révision consiste à passer en revue régulièrement ce qui doit être fait. De cette manière on libère son esprit rassuré. L’idéal étant de définir des fréquences hebdomadaires de révision. Cela permet de vérifier que les tâches à faire ont été collectées, clarifiées et structurées.

Agir

Le passage à l’action est la dernière étape et pourtant même si elle semble évidente elle n’est pas forcément appliquée. Car agir, c’est décider et la décision peut renvoyer en permanence à la réflexion pour être certain que le bon choix sera fait. La décision est conditionnée par quatre critères. Le contexte, le temps, l’énergie demandée et la priorité.

Le contexte

Est-ce que la non décision remet en cause le projet par exemple.

Le temps

Puis-je reporter la décision ?

L’énergie

Est-ce que la décision va impliquer une dépense d’énergie disponible ?

Priorité

Dois-je prendre d’autres décisions avant celle-ci ou conditionne t-elle les autres ?

La planification créative de projets

L’approche horizontale consiste à mettre en place deux méthodes. La définition des projets et un système d’alerte efficace pour effectuer les tâches.

L’amélioration de l’approche verticale pour identifier une solution et s’assurer que les étapes ont été respectées reste le meilleur moyen de garantir un système d’organisation performant et efficient.

D’après DA l’outil le plus naturel pour planifier reste le cerveau mais faut-il prendre conscience des différentes étapes qu’il met en place lorsque l’on souhaite s’organiser.

Là aussi, il reprend le principe des cinq étapes.

1 – La raison d’être

On se demande pourquoi organiser tel ou tel projet. La raison d’être du projet et selon quel(s) principe(s) est fondamentale.

DA prend un exemple simple et courant. Organiser une soirée au restaurant. Le pourquoi sera la raison (repas d’affaires, anniversaire, etc…). Le principe quant à lui a guidé le choix du restaurant avec des critères variés comme le type de cuisine, l’emplacement, le prix, etc…

2 – Le résultat.

Quels sont les attendus. Tous les précédents éléments ont été choisis en imaginant le résultat.

3 – La réflexion

Une fois la décision prise le cerveau passe en revue toutes les choses à faire comme se préparer, faire le plein, etc…

4 – La structuration

Une fois les tâches identifiées, le cerveau les structure dans un ordre logique.

5 – Les actions à mener

C’est l’étape qui déclenche tout. Réserver le restaurant va déclencher toutes les actions à mener.

Ce processus complet se déclenche naturellement et continuellement pour tout, tous les jours.

Les cinq phases de la planification naturelle – Quelques techniques

En reprenant les étapes structurées, David Allen met en exergue le fait que ces étapes relèvent d’une démarche naturelle et évidente et logique que l’on applique inconsciemment.

La raison d’être

Les participants ont besoin de savoir et comprendre pourquoi ils doivent participer à un projet.

Sans déterminer le pourquoi et le comment il ne peut y avoir d’adhésion.

La raison d’être d’un projet relève du bon sens et pourtant, elle est tellement évidente qu’on oublie souvent de la déterminer alors qu’elle conditionne tout et surtout la motivation.

DA souligne qu’il est facile de créer des projets mais faut-il qui’ls aient un but au risque d’être menés sans raisons. Ce qui a pour conséquence de faire tourner en rond les participants avec des tâches à réaliser dont personne ne perçoit l’utilité.

Avec le temps, le projet perd de la consistance et s’éteint.

L’intérêt du pourquoi

DA liste plusieurs avantages à définir le pourquoi.

Cela permet de définir le succès

Cela donne des critères pour les prises de décision

Cela mobilise les ressources

Cela motive

Cela libère l’esprit pour mieux se concentrer

Cela multiplie les alternatives

Les principes

Définir les normes morales et valeurs d’un projet permet de baliser le cadre de fonctionnement. Ils définissent les paramètres d’action.

La visualisation du résultat

Il est important de visualiser le résultat sur le plan sensoriel et affectif.

Si le résultat n’est pas perceptible il remet en cause le choix du chemin pour y parvenir.

Le pouvoir de la concentration

La concentration affecte la perception de la performance. Elle permet d’éliminer les facteurs perturbateurs et favorise une meilleur identification des choses.

Clarifier les résultats

La clarification d’un résultat passe par sa visualisation par anticipation. Cela stimule et crée de l’enthousiasme. La projection permet de mieux baliser le chemin à emprunter.

Le brainstorming

Le brainstorming permet de formaliser les idées et favorise la projection. Il balaie des pistes d’exploration qui ouvrent les portes des possibles.

Collecter ses idées

De nombreuses techniques pour collecter les idées existent. Une des plus visuelle et très efficace est le concept de la carte heuristique de Tony Buzan. Une manière d’organiser ses idées autour d’un projet qui est l’idée centrale.

Carte heuristique David Allen

 

Cette technique permet de lister et visualiser rapidement l’ensemble des tâches à réaliser.

La connaissance distribuée

Cela consiste à noter toutes ses idées comme elles viennent et de les structurer par la suite. Ce processus simple et apparemment évident n’est pourtant pas si utilisé que ça alors que la méthode est très efficace. Lorsque l’on pense à un projet de nombreuses idées jaillissent dans notre cerveau et les unes chassent les autres. Le principe consiste donc à les noter au fur et à mesure pour les conserver. L’objectif étant de fixer les idées.

Les secrets du brain-storming – quelques principes

Ne pas juger, évaluer, critiquer ni remettre en question

Préférer la quantité à la qualité ; le concept étant de pouvoir trier par la suite les idées les plus pertinentes.

Mettre en veilleuse l’analyse et la structuration.

En résumé

Dans cette première partie de la méthode GTD, David Allen nous propose un principe d’organisation avec des techniques simples et efficaces pour gérer ses tâches et ses projets personnels ou professionnels. Le tout étant basé sur la formalisation de ce que l’on doit faire.

 

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